Képzeld, a múlt hónapban a főnök bejelentette, hogy idén mi rendezzük meg az országos szakmai konferenciát, és valakinek az az ötlete támadt, hogy keressünk konferencia helyszín Nyíregyházán, mert még sosem volt ott és így az ország másik feléből is többen eljönnének. Először mindenki lelkes volt, hogy milyen jó, változatosság, új környezet, aztán amikor rám bízták a szervezést, kezdtem rájönni, hogy ez nem lesz olyan egyszerű, mint gondoltam. Négyszáz ember, két nap, plenáris előadások, szekciók, catering, szállás – és mindezt egy olyan városban, ahol még sosem jártam. De sebaj, gondoltam, majd az internet segít, és elkezdtem keresgélni a nyíregyházi konferenciahelyszíneket. Az első meglepetés az volt, hogy nincs is olyan sok nagy hely, ami négyszáz embert be tud fogadni, a második meg az, hogy amelyik be tudja, az vagy már foglalt, vagy csillagászati árat kérnek.
A főnök persze naponta kérdezgette, hogy áll a szervezés, úgyhogy gyorsan le kellett mennem Nyíregyházára személyesen körülnézni. Felültem a vonatra egy szerda reggel, magammal vittem a céges kreditkártyát meg egy hosszú listát, hogy mit kell checklistázni. Az első helyszín egy szálloda konferenciaterme volt a belvárosban – papíron tökéletes, négyszázötven fős nagyterem, több kisebb szekciós terem, minden technikai felszerelés. A sales manager, egy túlságosan is lelkes fiatalember, körbevezetett, mindent megmutatott, még a székek kényelmét is demonstrálta. Minden szuper volt, amíg meg nem kérdeztem a catering lehetőségeket. Kiderült, hogy csak a szálloda saját éttermét használhatjuk, és amikor megkóstoltam az üzleti menüt, hát… mondjuk úgy, hogy a rántott sajt még a jobbak közé tartozott. Próbáltam finoman érdeklődni, hogy lehet-e külső cateringet hozni, de a srác olyan arcot vágott, mintha súlyosan megsértettem volna. Szóval ezt kihúztam a listáról.
A következő állomás egy modern konferenciaközpont volt a város szélén. Itt minden hightech volt – digitális kivetítők, applikációval vezérelhető mikrofonok, még a székek is elektromosan állíthatók voltak. A technikai vezető, egy szemüveges informatikus típus, lelkesen magyarázta, hogy milyen okos az épület, hogy minden automatizált, még a világítás is követi a napszakokat. Nagyon megtetszett, már majdnem aláírtam a szerződést, amikor megkérdeztem a parkolási lehetőségeket. Ja, hogy parkoló? Az nincs. Illetve van, de csak húsz férőhelyes, mert úgy tervezték, hogy mindenki tömegközlekedéssel jön majd. Próbáltam elmagyarázni, hogy a mi konferenciánkra az ország minden részéből jönnek autóval, de ő csak vállat vont, hogy akkor majd a környező utcákban parkoljanak. Elképzeltem, ahogy négyszáz ember bolyong Nyíregyháza külvárosában parkolóhelyet keresve, és ezt is kihúztam.
Harmadik próbálkozás: egy egyetemi campus. Itt volt minden – nagy előadótermek, parkoló, még menza is. A kapcsolattartó, egy kedves középkorú hölgy, mindent megígért, hogy majd megoldják, személyre szabják, ahogy kell. Már kezdtem megkönnyebbülni, amikor kiderült, hogy pont a mi időpontunkban vizsgaidőszak lesz, és maximum szombatonként tudnák adni a termeket. Szombaton konferencia? A főnök fejét láttam magam előtt, ahogy ezt közlöm vele. Negyedik helyszín: egy régi kastély felújítva. Gyönyörű volt, történelmi hangulat, pazar kert – csak éppen akusztikája nulla. Amikor a teremben beszéltünk, visszhangzott minden, érteni semmit nem lehetett. Az ötödik helyen meg kiderült, hogy ugyan van négyszáz székes termük, de az oszlopok miatt a felének nincs rálátása a színpadra.
Már kezdtem kétségbeesni, amikor az utolsó helyen, egy külvárosi sport- és rendezvényközpontban végre minden stimmelt. Nem volt annyira elegáns, mint a szálloda, nem volt olyan hightech, mint a konferenciaközpont, de működött. Nagy terem oszlopok nélkül, elég szekciós terem, hatalmas parkoló, rugalmas catering. A vezető, egy praktikus gondolkodású középkorú férfi, mindenre volt megoldása. Kell több mikrofon? Bérelnek. Speciális étrend? Megoldják. Hostessek a regisztrációhoz? Intézik. Már-már túl szépnek tűnt, hogy igaz legyen, úgyhogy megkérdeztem, mi a buktató. Elmosolyodott és azt mondta, hogy egy van: a szomszédban kutyakiképző központ van, és néha hallatszik az ugatás. De megígérte, hogy a konferencia idejére kéri őket, hogy a tréningeket a hátsó részen tartsák. Ezen a ponton már azt mondtam, hogy tökéletes, legalább lesz mivel viccelődni, ha unalmas lesz valamelyik előadás. Aláírtuk a szerződést, és két hónap múlva meg is tartottuk a konferenciát. Minden ment, mint a karikacsapás, még a kutyák is csak egyszer ugattak – pont amikor az egyik előadó a „zajmentes munkakörnyezet fontosságáról” beszélt. Mindenki nevetett, még az előadó is, és végül ez lett a konferencia running gagje. A főnök gratulált, hogy milyen jó helyszínt találtam, a résztvevők pedig még hetekkel később is emlegették a „kutyás konferenciát”. Szóval tanulság: ha konferencia helyszín Nyíregyházán kell, ne várd, hogy tökéletes lesz – de néha éppen a tökéletlenségek teszik emlékezetessé.